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加快推进電(diàn)子档案建设 助力集团高质量发展

加快推进電(diàn)子档案建设 助力集团高质量发展

当今世界信息技术创新(xīn)发展日新(xīn)月异,以数字化、网络化、智能(néng)化為(wèi)特征的数字化转型浪潮蓬勃兴起。党的十八大以来,以习近平同志(zhì)為(wèi)核心的党中央高度重视信息化工作,高瞻遠(yuǎn)瞩、把握大势,从党和國(guó)家事业发展全局出发,提出了一系列新(xīn)理(lǐ)念、新(xīn)思想、新(xīn)战略,為(wèi)促进信息化建设和数字化转型指明了前进方向,提供了根本遵循。

《中國(guó)共产党第十九届中央委员会第五次全體(tǐ)会议公报》及《中共中央关于制定國(guó)民(mín)经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年遠(yuǎn)景目标的建议》提出了加快数字化发展,推进数字产业化和产业数字化的新(xīn)要求。國(guó)務(wù)院國(guó)资委陆续出台《对标世界一流管理(lǐ)提升行动》《國(guó)企改革三年行动方案》等多(duō)项政策,要求企业加快数字化转型,在生产方式、业務(wù)形态、商(shāng)业模式等方面积极推动数字化重构升级。在这一背景下,施工企业工程档案電(diàn)子化已成為(wèi)趋势,档案法的颁布也為(wèi)電(diàn)子档案单轨制管理(lǐ)提供了法律依据。作為(wèi)山(shān)东省最早推行项目管理(lǐ)和全國(guó)首批建筑工程施工总承包特级资质企业,集团在工程档案電(diàn)子化方向上再一次走在了全省前列,2020 年上線(xiàn)的施工资料信息化管理(lǐ)平台实现了档案资料在项目过程中的原生電(diàn)子化,并于去年配合山(shān)东省档案馆进行了電(diàn)子档案归档的试点工作。“十四五”期间集团顺应國(guó)家档案管理(lǐ)的发展趋势,在项目工程资料電(diàn)子化管理(lǐ)的基础上开展工程档案数字化、信息化转型,将“死档案”变成“活信息”,实现了工程档案可(kě)查询、可(kě)追溯、可(kě)利用(yòng)的信息化管理(lǐ)模式,建立全生命周期工程档案管理(lǐ)系统助力集团高质量发展。

借助先进的建设工程档案電(diàn)子化信息管理(lǐ)平台,集团系统性推进工程档案電(diàn)子化管理(lǐ),将工程建设经验积累起来、利用(yòng)起来、发挥出来,进一步加强了工程档案的“收、管、用(yòng)”。以下為(wèi)各级主管部门及集团内部電(diàn)子档案工作的具體(tǐ)推进情况。

山(shān)东省档案馆電(diàn)子档案推进情况

2021 年 12 月 16 日山(shān)东省档案馆发布鲁档馆函〔2021〕39 号文(wén)《关于确定建设项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)试点项目的通知》,确定壹合广场等 11 个项目為(wèi)建设项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)试点项目,并从三个方面进行了要求。

一、提高思想认识

建设项目档案是國(guó)家档案的重要组成部分(fēn),電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)是提升项目管理(lǐ)能(néng)力,管控信息资源,促进信息化健康发展的重要举措,各试点单位要充分(fēn)把握電(diàn)子文(wén)件发展的时代机遇,围绕中心、服務(wù)大局,积极探索应用(yòng)新(xīn)技术新(xīn)方法,推动形成具有(yǒu)推广价值的科(kē)研成果,以档案工作实际成效助力國(guó)家经济建设重大战略的实施。

二、加强组织推动

各试点单位要认真对照《通知》中试点任務(wù)的要求,进一步明确试点范围和目标,细化试点任務(wù)和步骤,补充完善试点方案。试点方案确定后,试点单位要严格按照试点目标和任務(wù),组织档案部门、信息技术和业務(wù)部门等协调推进。

三、强化指导服務(wù)

各推荐单位结合本地區(qū)、本单位实际,做好试点工作跟踪指导。相关档案部门要加强档案业務(wù)服務(wù)指导供给,紧紧围绕试点推进情况,及时帮助发现问题、解决问题,针对试点具體(tǐ)工作提出技术和理(lǐ)论服務(wù)。各试点单位每半年报送试点工作开展情况,我馆将通过跟踪指导、阶段检查、召开交流会、组织现场观摩等方式,加强对试点工作的跟踪督促。

济南市档案馆電(diàn)子档案推进情况

2022 年 9 月 30 日济南市住房和城乡建设局发布《济南市城市建设档案管理(lǐ)规定实施细则》的通知,明确指出有(yǒu)保存价值的電(diàn)子档案是指在城市规划、建设和管理(lǐ)中通过数字设备及环境形成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载體(tǐ)中,依赖计算机数字设备阅读、处理(lǐ),并可(kě)在通信网络上传送的電(diàn)子文(wén)件及其元数据。建设工程档案的编制应符合《建设工程文(wén)件归档规范》(GB/T50328)和《建设電(diàn)子文(wén)件与電(diàn)子档案管理(lǐ)规范》(CJJ/T117 的要求)。城建档案管理(lǐ)机构应加快推进传统载體(tǐ)档案数字化和電(diàn)子档案接收进程,建设全市城建档案一體(tǐ)化平台,建立房屋建筑工程档案和市政基础设施档案目录数据库,做好城建档案信息资源的动态维护和共享利用(yòng)。

建设工程電(diàn)子档案的编制应当遵守下列规定:

1、建设工程電(diàn)子文(wén)件形成单位应做好電(diàn)子文(wén)件的收集、整理(lǐ)、归档工作;归档的電(diàn)子文(wén)件必须完整、准确、系统,能(néng)够反映建设活动的全过程。

2、建设工程電(diàn)子文(wén)件的著录应按照现行國(guó)家标准《城建档案著录规范》(GB/T50323)进行,同时应按照保证其真实性、完整性、有(yǒu)效性的要求补充電(diàn)子文(wén)件特有(yǒu)的著录项目和其他(tā)标识信息与数据。

3、建设单位应将勘察、设计、施工、监理(lǐ)、测量等单位移交的工程電(diàn)子档案及相关数据与本单位形成的工程前期電(diàn)子档案及验收阶段電(diàn)子档案一起按项目进行汇总,并对汇总后的電(diàn)子档案按要求进行检测;检测合格后向城建档案管理(lǐ)机构移交。

4、建设单位应督促各参建单位随工程建设进度同步形成、同步编制建设工程档案,通过建设工程文(wén)件在線(xiàn)接收系统線(xiàn)上归档建设工程電(diàn)子档案(包括纸质档案扫描件)。

2023 年 3 月 21 日上午,济南市城乡建设发展服務(wù)中心城建档案馆党支部、济南市城乡建设发展服務(wù)中心智慧住建发展部党支部、济南城建档案學(xué)会及山(shān)东建工集团第五分(fēn)公司党支部在壹合广场项目开展了“‘项目突破年’优化营商(shāng)环境”法治主题党日活动。济南市城乡建设发展服務(wù)中心城建档案馆党支部杜厚勤解读了《〈济南市城市建设档案管理(lǐ)规定〉实施细则》,刘永刚讲解了《济南市建设工程電(diàn)子档案在線(xiàn)接收系统》,工程部对筑业云资料及资料管理(lǐ)云平台进行了相关介绍

济南市高新(xīn)區(qū)電(diàn)子档案推进情况

2023 年 3 月 29 日,济南市高新(xīn)區(qū)召开了“济南市高新(xīn)區(qū)建设‘一张图’‘一键归档’推进会”。会上提到,数字化图纸一图到底,强化监管保障质量安全,電(diàn)子竣工图一键归档,為(wèi)项目交付提速。為(wèi)了实现工程建设项目“一套图纸”多(duō)单位、多(duō)部门、多(duō)流程便捷使用(yòng),规范图纸变更程序,最大限度减少工程质量隐患和后期经济纠纷,济南高新(xīn)區(qū)依托“济南市数字化图纸闭环管理(lǐ)系统”与“济南市高新(xīn)區(qū)城建档案在線(xiàn)服務(wù)平台”互联互通,在區(qū)域内所有(yǒu)在建工程项目中,推广建设工程全过程数字化图纸闭环管理(lǐ)机制,实现了工程建设“一张图”“一键归档”。具體(tǐ)是,工程建设、勘察、设计、图审、变更、施工、竣工验收、消防审验、档案移交等各环节全面应用(yòng)数字化图纸,参建单位按图施工和图纸变更,图纸及变更审查程序全过程纳入“济南市数字化联合闭环管理(lǐ)系统”。建设单位可(kě)将图审后的電(diàn)子图纸转发给各参建单位,解决图审图纸数量有(yǒu)限的问题,保障现场各单位、各层级均按图审图纸施工。

同时,工程建设项目的图审、质量安全监督、消防、档案移交等部门,均可(kě)在線(xiàn)上使用(yòng)数字化图纸实施监管,最大程度上减少工程质量隐患和后期经济纠纷。

建设工程档案移交是建设工程项目竣工备案的前置条件,图纸移交是其中的重要组成部分(fēn)。而一个工程项目的图纸从几百张到上万张不等,数量繁多(duō),归集难度大。如今,通过数字化图纸闭环管理(lǐ)新(xīn)模式,系统自动编制電(diàn)子竣工图,避免竣工图不真实、不准确、不完整的问题。基于数据端口的打通,工程竣工后,“济南高新(xīn)區(qū)城建档案在線(xiàn)平台”可(kě)以自动获取带有(yǒu)電(diàn)子签章的電(diàn)子竣工图,城建档案馆不再收取纸质竣工图纸。及实操演示,活动最后大家对推进建设工程档案实现数字化转型进行了交流研讨。济南市城乡建设发展服務(wù)中心对集团電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)工作给予充分(fēn)认可(kě)和高度评价。本次活动由济南日报进行了专题报道。

集团電(diàn)子档案推进情况

集团自 2019 年底开始对项目工程资料进行统一管理(lǐ),2020 年与筑业软件公司共同研发了山(shān)东建工集团工程资料管理(lǐ)云平台,通过云平台的使用(yòng),实现了以下提升:

1. 公司加强了对工程资料管理(lǐ)的实时性管理(lǐ),解决了检查抽样率不足的问题;

2. 方便公司随时掌握项目资料进度情况,解决项目资料管理(lǐ)标准不统一、离散度大、水平参差不齐等问题,规范管理(lǐ)职责和工作流程;

3. 实现工程资料的同步、交圈、真实、有(yǒu)效;

4. 通过数据留存,提高公司及项目工程资料的综合管理(lǐ)效率;

5. 解决了项目部多(duō)、单位工程数据多(duō)、项目分(fēn)散不好统一管理(lǐ)的现象;

6. 解决了長(cháng)期以来针对工程资料缺少有(yǒu)效的管理(lǐ)手段的问题;

7. 实现了资料在線(xiàn)编辑、实时上传、实时查看。

截至目前,共计对 219 个项目进行了公司内部文(wén)件签审,对 191 个项目进行了建筑工程资料签审,审批表格 10393 张,产生源生電(diàn)子文(wén)件表格 86187 张。通过对云平台的深度应用(yòng),减轻了程序的冗余,大幅提升了工作效率,主观能(néng)动性发生巨大转变。同时,新(xīn)冠疫情期间云平台的优越性也得以體(tǐ)现,通过云平台进行日常业務(wù)的签审工作,可(kě)以有(yǒu)效减少人员间的相互接触,保证项目持续正常运行,减少因签审问题带来的后期项目履约风险。

自 2019 年至今,资料云平台共计投入 48 万元,初步推算节约人力成本约 30 万元 / 年,节约扫描费用(yòng)约 191 万 / 年,节约整理(lǐ)费用(yòng)约 191 万 / 年。

壹合广场项目五方签章推进情况

一、试点任務(wù)

1. 壹合广场作為(wèi)山(shān)东省档案馆的第一批试点单位,以電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)规范化、科(kē)學(xué)化為(wèi)核心,覆盖建设项目電(diàn)子文(wén)件“形成、流转、归档”和電(diàn)子档案“移交、保管、利用(yòng)”等全流程的管理(lǐ)體(tǐ)系。

2. 结合项目管理(lǐ)信息系统实际情况,研究在建项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)中涉及的存储格式、元数据、電(diàn)子签名、封装和备份等关键技术,提出保证電(diàn)子文(wén)件真实性、可(kě)靠性、完整性和可(kě)用(yòng)性的解决方案。

3. 研究建设项目電(diàn)子文(wén)件归档范围、保管期限和電(diàn)子档案分(fēn)类體(tǐ)系,提出项目档案仅以電(diàn)子文(wén)件形式保存的实现方案。

4. 研究具有(yǒu)可(kě)操作性的建设项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)功能(néng)需求,提出适合项目管理(lǐ)需要的電(diàn)子文(wén)件归档功能(néng)和電(diàn)子档案管理(lǐ)系统建设方案。

5. 研究大数据、云计算等数据挖掘技术,结合业務(wù)场景,提出電(diàn)子档案更好服務(wù)项目建设、运行和管理(lǐ)的方法。

二、试点范围

依据济南市重点建筑工程竣工档案归档范围,汽車(chē)配件厂一地块开发项目的工程准备阶段文(wén)件(A 类)、监理(lǐ)文(wén)件(B类)、施工文(wén)件(C 类)列入此次试点范围。

截至 2022 年 12 月 31 日,山(shān)东建工集团汽車(chē)配件厂一地块开发项目试点项目用(yòng)户数量 54 个,形成工程资料電(diàn)子文(wén)件共计 3947 份,其中已完成工程资料電(diàn)子文(wén)件签审 2080 份、集团内部文(wén)件签审 72 份,工程资料電(diàn)子化培训 7 次。项目试点自 2021 年 8 月启动,2022 年 9 月成功上線(xiàn)。

有(yǒu)赖于项目部齐心协力和领导们的大力支持,试点工作持续推进。经总结和复盘,采用(yòng)建设项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ),提高了审批效率,降低了管理(lǐ)成本,减少了文(wén)件管理(lǐ)风险,丰富了企业知识库,有(yǒu)利于企业信息化建设和企业发展。

从上線(xiàn)后的运行情况来看,系统完全满足项目人员的资料编制需求,运行期间状态良好、日趋稳定,数据更新(xīn)和程序升级及时,内外部顾问运维服務(wù)响应迅速,实现及时和有(yǒu)效的维护,问题第一时间能(néng)够沟通解决,為(wèi)集团公司全面推广建设项目電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)奠定了基础。

道阻且長(cháng),行则将至,行而不辍,未来可(kě)期。让我们更加紧密地团结起来,把學(xué)习习近平新(xīn)时代中國(guó)特色社会主义思想与推进電(diàn)子档案建设深度结合,树立敢于担当、勇于作為(wèi)的先锋意识,促进集团在创新(xīn)发展阶段再立新(xīn)功,助力企业加快实现高质量发展,為(wèi)把集团打造成為(wèi)省内建筑企业“排头兵”而努力奋斗!

(集团工程部 黄泽锋)